Ajans sahibinin gerçekten okuyacağı haftalık rapor

Perşembe akşamı ya da cuma sabahı ajansta biri haftalık raporu hazırlar. Bir prodüktör ya da finans sorumlusu, bütçe Excel'inden (üç sekme, iki sürüm), tedarikçi tablosundan, muhasebe programından, birkaç e-posta zincirinden ve WhatsApp'ta verilmiş onaylardan rakamları tek bir özete taşır. Ajans sahibi cuma öğleden sonra uzun bir metin alır. Çoğu ekibin ne yaptığını anlatır, sahibin neye karar vermesi gerektiğini ise pek söylemez.

Okunmaya değer haftalık rapor daha kısadır. Her canlı proje için beş soruya cevap verir: neyi hâlâ kazanabiliriz, marj nerede kayıyor, hangi tahsilatlar bekleniyor, ne harcamak üzereyiz ve hangi kararlar sahibini bekliyor. Bu soruların her birinin cevabı eventIQ'in Business Engine katmanında zaten duruyor. Böylece haftalık değerlendirme, rapor toplamak yerine okumak ve karar vermek olur.

Öne çıkanlar

• Raporda karar gerektiren şeyler olsun. "Catering teklifleri geldi" kimseye karar aldırmaz.
• Beş soru, sahibin ihtiyacının çoğunu karşılar: fırsatlar, marj kayması, tahsilatlar, çıkacak para, bekleyen kararlar.
• eventIQ'te her cevap proje ya da fırsat kaydında durur. Kimse her cuma yeni bir Excel'e kopyalamaz.
• Tahsilatlar ve onaylanmamış harcamalar, sahibin en erken görmesi gereken ve en sık atlanan kalemlerdir.
• Görev listelerini, ham dışa aktarımları ve sıfırdan hazırlanan sunumları çıkarın.

Haftalık raporlar neden işe yaramıyor?

Çünkü birbirini tutmayan kaynaklardan elle yeniden kuruluyorlar. Bütçe, birkaç sekmesi ve sürümü olan bir Excel'de durur. Tedarikçi maliyetleri başka bir tabloda, faturalar muhasebe programında, onaylar e-postalara ve mesajlara dağılmış hâldedir. Raporu hazırlayan her birinin bir sürümünü seçer. Aynı soruyu soran iki kişi iki farklı marj bulabilir.

Bir de yanlış şeyi raporlarlar. "Mekân keşfi yapıldı, catering teklifleri geldi, AV brief'i gönderildi" bir emek kaydıdır. Sahip bununla bir şey yapamaz. Marj da genelde ancak proje kapanırken görünür, artık hiçbir şeyin değişmeyeceği bir anda.

Üstelik geç gelirler. Perşembe hazırlanan özet cuma okunduğunda bir tedarikçi faturası gelmiş, müşteri bir değişiklik daha istemiştir.

eventIQ'in Business Engine'i tam tersi bir fikir üzerine kurulu: teklif, bütçe, tedarikçiler, giderler, onaylar ve faturalar her proje için tek bir kayıtta birbirine bağlı durur. Haftalık rapor da bu kayıtlardan okunan kısa bir soru listesine dönüşür.

1. Fırsatlar: neyi hâlâ kazanabiliriz, neyi bekletelim?

Henüz kazanılmamış işle başlayın, çünkü önümüzdeki çeyreğin cirosunu o belirler. Her açık fırsat için sahibin üç şeyi bilmesi gerekir: hangi aşamada olduğu, sıradaki kritik tarih ve müşterinin ilgilenip ilgilenmediği.

eventIQ'in teklif ve lead yönetiminde her fırsat; toplantıları, notları, dosyaları ve sonraki adımlarıyla bir kayıttır. Aşamalar şirketinizin satış biçimine göre kurulur: kreatif, bütçeleme, revizyon, pazarlık, onay gibi. Kritik tarihler ve sonraki adımlar görünür kalır, açılma bildirimleri de müşterinin teklif sayfasını ne zaman açtığını gösterir.

Raporun bu bölümü şöyle okunur: bu hafta hangi fırsatlar aşama değiştirdi, hangisinin yaklaşan bir tarihi var, müşteri hangi teklifi açıp cevap vermedi. Sonra sahip karar verir: takip mi, yeniden fiyat mı, beklemeye mi? Teklif birkaç turdan geçtiyse etkinlik teklifi revizyonları yazımız bu sürümleri Excel sekmeleri yerine tek kayıtta tutmayı anlatıyor.

2. Canlı projelerde marj kayması

Sahiplerin en çok istediği ve en az gördüğü bölüm bu. Soru basit: her canlı proje planladığımız kâra doğru gidiyor mu, gitmiyorsa hangi kalemler oynadı?

eventIQ'in bütçe ve finans modülünde tedarikçiler doğrudan bütçe kalemlerine atanır. Mekân ya da AV değişince o maliyeti taşıyan kalemde görünür. Proje giderleri onaydan geçer ve belirlenmiş bir tutara ya da bütçenin bir payına göre izlenir. Harcama ya da beklenen kârlılık kaymaya başladığında müdahale edebilirsiniz. Planlanan ve gerçekleşen kârlılık aynı veri üzerinden karşılaştırılır. Senaryolarla da katılımcı sayısı, tedarikçi maliyeti, kapsam ya da satış fiyatı değişirse gelirin ve kârın ne olacağını görürsünüz.

Raporda bu, proje başına kısa bir satır demek: planlanan marj, şu anki durum ve onu oynatan iki üç kalem. Müşteri değişikliklerini müşteri alanında yaptıysa, bunlar e-postayla geri gelen bir Excel'de değil, aynı kayıtta görünür. Bu bölümün arkasındaki alışkanlık için anlık bütçe kontrolü yazımıza bakabilirsiniz.

3. Tahsilatlar ve beklenen ödemeler

Geciken tahsilatlar "finansın işi" gibi göründüğü için haftalık rapordan kolayca düşer. Oysa yerleri en üstlerde. Ajans çoğu zaman mekâna ve tedarikçiye, müşteri faturasını ödemeden önce öder. Bir projede geciken tahsilat, diğer projelerin de ihtiyaç duyduğu nakdi bağlar. Ödemeyi hızlandıracak telefonu açabilecek kişi de genelde ajans sahibidir.

eventIQ, neyin faturalanması gerektiğini, neyin faturalandığını, neyin ödendiğini ve neyin hâlâ tahsil edilmeyi beklediğini proje kaydında takip eder. Satış faturası talepleri bu kayıttan hazırlanır, açık tahsilatlar için de kapanışta soruna dönüşmeden hatırlatma gönderebilirsiniz. Muhasebe entegrasyonları sayesinde, Paraşüt, Xero ve QuickBooks için hazır bağlantılarla ya da özel bir entegrasyonla, faturalar, ödemeler ve tahsilatlar proje kontrolüne geri döner.

Raporda: proje başına faturalanıp ödenmemiş olanlar, faturalanma zamanı gelenler ve hangi tahsilat için hatırlatma ya da sahibin bir telefonu gerektiği.

4. Çıkmak üzere olan para

Dördüncü soru öbür yöne bakar: neyi ödemeyi taahhüt ettik ve anlaştığımızla örtüşüyor mu?

eventIQ alış faturalarını beklenen tedarikçi ve tutarla karşılaştırır. Bütçe kalemiyle uyuşmayan bir fatura ödenmeden önce göze çarpar. Gider, avans, ödeme ve kredi kartı talepleri onay iş akışlarından geçer, entegrasyon da ödeme ve avans taleplerini proje bilgisiyle birlikte finansa iletir.

Sahip için bu bölüm, büyük bekleyen talepleri ve bütçelenenden farklı gelen tedarikçi faturalarını listeler. Etkinlik tedarikçi yönetimi yazımız teklifleri, faturaları ve ödemeleri tek tedarikçi kaydında tutmayı anlatıyor.

5. Sahibi bekleyen kararlar

Sahibin vaktini alması gereken bölüm bu. Sahip evet ya da hayır demeden ilerleyemeyecek her şeyi listeler.

eventIQ'in onay iş akışlarında her aşama bir role ya da belirli bir kişiye atanır. Tutar limitleri sayesinde küçük talepler daha az onayla biter. Yollar departmana ve işleme göre değişebilir, her karar kayda geçer. Böylece sahibin önüne gelenler, limitini aşan ya da onun aşamasına atanmış taleplerdir. Bu bölüm de tam olarak bunu göstermeli: proje ve bütçe onayları, büyük gider ya da ödeme talepleri, onu bekleyen alış ve satış faturaları.

Kapsam değişiklikleri de buraya girer. Müşteri inceleme, yorum ve onay imkânı veren teklif sayfasında yeni bir şey istediğinde, sahip bunu marja etkisiyle birlikte, hâlâ cevap verecek vakit varken görmeli.

Haftalık rapordan neleri çıkarmalı?

• Yapılanlar listesi. Ekibin bu hafta ne yaptığı proje toplantısının konusu.
• Her görev. Sahibin görmesi gereken istisnalar.
• Ham dışa aktarımlar. 400 satırlık bir döküm işi okuyana yükler.
• Sıfırdan hazırlanan sunumlar. Rakamlar kayıtlarda duruyorsa orada okuyun.

Bir bölümde işaretlenecek bir şey yoksa bunu söyleyen tek satır yeter.

20 dakikalık bir değerlendirme için önerdiğimiz düzen

Bu bir öneri; süresini ajanslar genelinde ölçmedik:

1. Fırsatları açın, hangilerinin takip, yeniden fiyat ya da bekletme kararı gerektirdiğini not edin.
2. Canlı projelerde marj kaymasına bakın, yakından incelenecekleri seçin.
3. Ödenmemiş faturaları ve tahsilatları kontrol edin, hangisine hatırlatma ya da telefon gerektiğine karar verin.
4. Bekleyen harcamalara ve uyuşmayan tedarikçi faturalarına göz atın.
5. Sizin aşamanızda bekleyen onayları bitirin.

Cevaplar Business Engine'de proje kayıtlarında durduğu için değerlendirmeyi hazırlayan kişi bunları her hafta yeni bir Excel'e kopyalamaz, eventIQ'ten okur.

SSS

Etkinlik ajansı hangi göstergeleri haftalık takip etmeli?

Fırsatlardaki hareket, canlı projelerde marj kayması, tahsilatlar ve beklenen ödemeler, taahhüt edilen harcamalar ve bekleyen onaylar yeter. Yenisini ancak sahip ona göre bir şey yapacaksa ekleyin.

Haftalık raporda her proje olmalı mı?

Her canlı proje olsun ama satırı yalnızca işaretlenecek bir şeyi olana verin. Bütçesine uygun giden, geciken tahsilatı olmayan bir proje için "değişiklik yok" yeter.

Haftalık raporu kim hazırlamalı?

Ticari kaydın sahibi, genelde finans sorumlusu ya da kıdemli bir prodüktör. Rakamlar zaten kayıtlarda durduğunda iş, yeniden kurmak yerine kontrol edip işaretlemeye döner.

Bir canlı projeyle deneyin

Bir canlı proje seçin ve bu beş soruyu ona sorun. Sonra onu bir Business Engine demosuna getirin. Fırsat, tedarikçileri kalemlerine bağlı bir bütçe, onaylar ve tahsilatlar olarak birlikte yürüyelim, bir sonraki cuma değerlendirmenizi kayıt üzerinde görün. Platform turu ve etkinlik ajansları sayfamız parçaların nasıl bağlandığını gösteriyor.